La piattaforma per gli acquisti della Pubblica Amministrazione Piemontese consente la gestione di procedure telematiche d’acquisto. In particolare il sistema è in grado di fornire funzionalità di aste elettroniche, acquisti a catalogo (Mercato elettronico) e Convenzioni stipulate a livello territoriale.
La soluzione oggetto della presente scheda riguarda la realizzazione di un ambiente integrato per la gestione di aste elettroniche per appalti di beni, servizi e lavori sopra e sotto soglia nonché di trattative private e l’attivazione di mercati elettronici e/o Convenzioni.
Il ricorso alle aste elettroniche consente alle Amministrazioni aggiudicatrici di chiedere agli offerenti di presentare nuovi prezzi modificati al ribasso e, quando l'appalto è attribuito all'offerta economicamente più vantaggiosa, anche di migliorare elementi diversi dal prezzo.
Nel Mercato elettronico (marketplace): è prevista la possibilità, da parte delle unità ordinanti delle Amministrazioni, di avvalersi del mercato elettronico per effettuare acquisti di beni e servizi, al di sotto della soglia di rilievo comunitario e direttamente dai cataloghi predisposti dai fornitori. Il mercato elettronico consente anche di richiedere ulteriori offerte ai fornitori stessi.
Convenzioni (contratti in forma aggregata): si realizzano tramite la stipula di una convenzione per la gestione associata di procedure di gara per la fornitura di beni e servizi. Questa modalità prevede la nomina di un Ente capofila (gestore del procedimento di gara) per l’individuazione del fornitore anche per conto degli Enti aderenti.
Tutti i servizi sono erogati in un ottica web attraverso il canale Internet e non è necessaria l’installazione di alcuna componente sulla postazione di lavoro degli utilizzatori.
La soluzione presenta dei servizi che possono definirsi “trasversali” alle macro aree tematiche che compongono la piattaforma per gli acquisti della PA piemontese.
I servizi che possono definirsi “trasversali” sono :
· La registrazione di un nuovo ente, una nuova azienda e di un nuovo utente
· La generazione in automatico in formato PDF i documenti standard previsti come l’offerta telematica per il fornitore, il verbale di aggiudicazione, il report di gara/RfQ comprensivo delle fasi salienti della negoziazione e l’ordine di acquisto su convenzione e su mercato elettronico
· l’archiviazione e la conservazione secondo la normativa vigente dei documenti generati dalla piattaforma come le offerte, i verbali e gli ordini di acquisto.Tali documenti sono visualizzabili on line attualmente non vi sono limiti alla fruibilità on-line.
· L’inoltro delle notifiche tramite un canale di posta elettronica certificata.
· La verifica della firma digitale nei punti dove l’utente allega la documentazione principale del processo telematico come:
o i documenti allegati ad una negoziazione da parte del Banditore
o il documento di “Determina” allegato alla aggiudicazione da parte del Banditore
o il documento dell’offerta e del verbale archiviati nel documentale in formato p7m
o il documento dell’ordine di acquisto archiviato nel documentale in formato p7m

La piattaforma, consultando apposite liste dei certificati revocati (CRL – certificates revocation list), può assicurare la validità della firma apposta al documento che l’utente sta allegando al processo in analisi (negoziazioni, mercato elettronico, convenzioni).

La soluzione di eProcurement di Regione Piemonte è utilizzata dagli Uffici regionali, da diversi comuni piemontesi e da altre tipologie di Enti pubblici e/o a partecipazione statale.
Le strutture che utilizzano il servizio, in base alla diversa struttura organizzativa, sono, in genere, rappresentate da:
· Ufficio Gare ed appalti
· Ufficio Patrimonio e Contratti
· Ufficio Economato
· Ufficio Approvvigionamenti
· Strutture tecniche dotate di autonomia di spesa.
In genere, i soggetti che utilizzano il servizio all’interno delle Stazioni appaltanti sono i funzionari/dirigenti dotati di potere di firma.
Nel caso di acquisti da catalogo elettronico possono anche essere dipendenti di più basso livello (buyer) con autorizzazione all’acquisto per soglie di importo basse i cui limiti dipendono dai regolamenti interni alla singola struttura organizzativa.
In ogni caso sono persone con competenze in materia di gestione degli appalti e conoscenza sulle categorie merceologiche trattate.
Sul versante privato invece la soluzione è utilizzata dalla funzione aziendale Commerciale o Vendite dai soggetti con potere di firma. Si tratta quindi di Responsabili Commerciali, Category manager oppure Referenti delegati alla partecipazione a gare d’appalto o trattative private.

I principali benefici quantitativi sulle transazioni effettuate attraverso aste elettroniche si è raggiunta una percentuale media di risparmio sui costi d’acquisto pari al 30% del transato. Ad oggi tale volume è di circa 41,1 milioni di euro.
A ciò si aggiungono i risparmi di costo ottenuti dall’utilizzo del mercato elettronico e delle convenzioni pari al 2% circa dei volumi.

Si possono così riassumere i principali benefici dall’utilizzo della soluzione sopra esposta:

o etici: maggiore trasparenza nei rapporti tra PA e imprese fornitrici/cittadini, confrontabilità delle offerte, prezzi di riferimento per il mercato;
o relazionali: favorisce la collaborazione, il dialogo e il confronto tra le PA e fra queste e il sistema imprenditoriale dei fornitori;
o cultura tecnologica: formazione on-line, utilizzo del canale Internet, diffusione della firma digitale, informatizzazione degli esiti di gara (reportistica, statistiche, strumenti di benchmarking, informatizzazione dell’itero iter di gara/acquisto).

Gli Enti che hanno aderito al servizio hanno riscontrato l’effettiva possibilità di gestire gran parte del processo di approvvigionamento on-line senza ricorrere più all’utilizzo del cartaceo e/o a strumenti di comunicazione come lettera o fax.
Infatti, essendo il sistema dotato di funzionalità di verifica della firma digitale e di PEC (posta elettronica certificata) aventi valore legale riconosciuto, permette di gestire elettronicamente:
o tutto il processo d’asta fino all’aggiudicazione provvisoria, a discrezione dell’Ente;
o gli ordini d’acquisto ed il relativo invio al fornitore, per i cataloghi elettronici e/o accordi quadro.;
o il monitoraggio in tempo reale delle transazioni effettuate

Oltre a ciò si aggiunge la possibilità di conservazione dei documenti marcati temporalmente (a norma di legge) in un apposito gestore documentale crea un ulteriore supporto alla informatizzazione dei processi della PA con una contestuale dematerializzazione.

Con l’utilizzo di un sistema di e-Procurement si attua una riduzione dei tempi di approvvigionamento, lo snellimento delle procedure mediante riduzione degli adempimenti burocratici e dei relativi tempi di esecuzione: es. verbalizzazione automatica, semplificazione nell'aggiudicazione, riduzione dei tempi di trasmissione dei documenti e lo snellimento dell'iter procedurale e di protocollo

L’utilizzo del servizio ha consentito di dedicare il tempo delle risorse uomo ad attività a più alto valore aggiunto ottenendo un innalzamento della qualità del processo nella sua globalità.
Le Amministrazioni ed i fornitori, inoltre, beneficiano del supporto, da parte del Gestore del sistema, di personale qualificato attraverso un Contact center dedicato o a richiesta di consulenza ad hoc.

L’architettura tecnologia del sistema di eProcurement utilizza è basata su tecnologia web aderente agli standard di mercato e multi-layer a tre livelli:
o Presentation layer (web server), questo livello sarà accessibile da un qualsiasi accesso Internet mediante utilizzo di Browser Microsoft (IE5.5 o succ), Netscape (4.5 o succ.) o compatibili.
o Application Layer (application server); livello in cui risiedono le logiche di elaborazione dei dati tipiche dell’applicativo e dei processi implementati;
o DB Layer (database server) livello in cui sono archiviati e gestiti i dati elaborati dal sistema. A questo livello sono contenute tutte le informazioni relative agli utenti, le aziende e gli enti registrati oltre ai dati creati durante le sessioni di lavoro dell’applicativo (ad es.: offerte, aste, RfQ, ordini, verbali di gara ecc.)

I prodotti che compongono la soluzione “core”, poi customizzata ed evoluta, sono prodotti Oracle opportunamente integrati con altri prodotti per garantire tutte le funzionalità descritte nel documento allegato.
Il livello database costituisce il cuore del sistema, contiene infatti tutte le informazioni elaborate dal sistema. L’architettura è protetta nel contatto con l’esterno da firewall che controllano l’accesso dal all’application layer ed i dati gestiti transitano su canale protetto con crittografia SSL 3.0.
I server sono poi, come di consuetudine, protetti da software antivirus costantemente aggiornati.

Lo stack tecnologico che compone il sistema degli acquisti è formato dai seguenti prodotti Oracle:
· Sun OS 5.9
· Oracle Applications 11.5.3
· Oracle Exchange 6.2.4
· Oracle Internet Application Server 9i v1
· Oracle Reports e Forms Server 6i
· Oracle DBMS 8.1.7.4
· Java VM 1.3.1

I prodotti sopra elencati sono installati nella macchina di middleware ed il solo DBMS viene installato su una macchina a parte dedicata al Database.
Sia la macchina dedicata all’application layer sia al db layer sono delle SUN SOLARIS con OS 5.9

CSI PIEMONTE e IBM Consulting

· n. di aste elettroniche 204 di svariate dimensioni (alcune anche di parecchie centinaia di articoli)
· ammontare transato complessivo tra aste, mercato elettronico e convenzioni circa 46 milioni di euro
· n. di articoli a catalogo gestiti circa 13.500
· Otre 1900 utenti del sistema
· N. 6 convenzioni attive

Nessuna

E’ necessario che le Amministrazioni riutilizzanti emanino un atto legislativo locale per l’adozione di strumenti telematici a supporto dei processi di approvvigionamento dell’Ente stesso.

Non esistono norme vincolanti per gli Enti locali ma esiste una delibera regionale di riferimento sul tema dell’acquisto di beni e servizi tramite strumenti telematici. La Delibera Giunta Regionale del 26 gennaio 2004 n. 11596: “Approvazione del documento Linee guida per lo svolgimento delle procedure telematiche per l'acquisizione di beni e servizi”.
Il documento disciplina l’acquisto di beni e servizi da parte di Regione Piemonte tramite gare telematiche ovvero tramite il mercato elettronico. Tali linee guida potranno essere recepite, nell’ambito della propria autonomia, dagli enti strumentali della Regione, nonché dalle province, dalle città metropolitane, dai comuni e dalle comunità montane.